Googleドライブに保存したPDFや画像などは、「版を管理」から新しい版をアップロードし、同じファイルの履歴として管理できます。
Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドの変更履歴とは別の機能です。
便利な機能ですが、Googleドライブの保存容量を圧迫する原因にもなります。
古い版は30日経過後、またはそれより新しい版が100件ある場合に削除される可能性があります。
必ず30日後に消えるわけではありません。
この記事では不要な版を選んで削除する手順を紹介します。
Googleドライブにおけるバージョン管理の仕様
Googleドライブのバージョン管理ルールは以下のとおりです。
古い版は30日を過ぎた場合や、より新しい版が100件ある場合に、完全に削除されることがあります。
削除されないようにするには、ファイルのコンテキスト メニューで [この履歴を削除しない] を選択します。
上記はGoogleの公式ヘルプの要約です。
残したい版は削除しない設定を使うか、事前にダウンロードして保管します。
空き容量が不足している場合、30日の経過を待つ余裕がないことや、ストレージプランのアップグレードに伴う費用を抑えたい場面があります。
そのような場合は、不要な過去の版データを手動で削除して容量を確保します。
Googleドライブで古い版データを手動削除する手順
元記事は、Google Workspaceの限られた保存容量でPSDを管理していたときの記録です。
契約料金や容量は契約内容で異なるため、ここでは古い料金を現行料金として扱いません。
ファイルを上書きして版を重ねると、どのファイルが容量を消費しているか判別しにくくなります。
以下の手順で容量を圧迫しているファイルを探し、過去の版データを削除します。
Googleドライブを開き、左側メニューの「保存容量」をクリックします。
対象ファイルの右クリックまたはその他メニューを開き、「ファイル情報」→「版を管理」を探します。
表示名やメニュー位置は環境により異なります。
「版を管理」画面が表示されたら、削除したい古い版の右端にある縦の3点アイコン（その他アイコン）をクリックします。
メニューから「削除」を選択すると、対象の版データが削除されます。
容量表示には反映待ちが生じる場合があります。
再読み込みで変わらなくても、削除を繰り返さず時間をおいて確認します。
なお、「この履歴を削除しない」にチェックを入れると、30日を経過しても自動削除されなくなります。
Googleスプレッドシートの関連操作は、以下のリンクから確認できます。
フォルダごとコピーする手順については、以下の記事を参照してください。
Googleドライブのファイルやフォルダを扱う記事は、ほかにもあります。
まとめ
ファイルを完全に削除して再アップロードし直す方法に比べ、「版を管理」から不要な履歴のみを削除すれば、URLや共有設定、最新の更新履歴を維持したまま容量を節約できます。
削除する前に、必要な旧版をダウンロードし、対象の日付と内容を確認してください。
版の削除は通常のファイル削除と同じようにゴミ箱から戻せるとは限りません。
