ChatGPTでExcelを分析するなら、最初に表の意味と集計ルールを伝えることが大切です。
ファイルを渡して「分析して」と頼むだけでは、日付・空欄・合計行の扱いが意図と違う場合があります。
小さな表から検算できる手順で進めましょう。
本記事の制度・提供条件は2026年10月17日に公式資料で確認しています。
料金表示や利用できる機能は、契約地域・申込経路・段階的な提供によって異なる場合があります。
ファイル分析とExcelアドインを分ける
この記事は、ChatGPTへExcelやCSVの資料を渡し、集計や説明を依頼する使い方を扱います。
Excel内で直接操作するアドインとは、作業場所や保存方法が異なります。
まずはコピーしたファイルを使い、元の業務ファイルは残しておくと比較しやすくなります。
表が複数シートに分かれている場合は、どのシートが元データで、どれが集計結果かを伝えます。
見出しが複数行にある、セル結合が多い、途中に合計行があるといった特徴も確認しておきましょう。
最初に構造を確認してもらう
このブックのシート名、各シートの列名、データ件数を確認してください。まだ値や数式は変更しないでください。空欄、重複、日付の形式が混ざっている列があれば一覧にしてください。この段階で、AIが何をデータとして見ているか確認します。
見出しや注記を売上行として数えていないか、不要な空白行が含まれていないかを見ることが、後の集計ミスを減らします。
集計ルールを具体的に伝える
例えば売上の集計なら、返品を引くか、税込か税抜か、売上日と入金日のどちらで月を分けるかを決めます。
数字を足せることと、業務上正しい集計になることは別です。
売上日はA列、部署はB列、税抜売上はC列です。売上日で月別に集計し、部署ごとの小計と全体合計を出してください。返品は負の金額のまま含めます。元データは変更せず、新しいシートに結果を作成してください。空欄をゼロとして扱うか、未入力として除外するかも伝えます。
商品コードや顧客番号の先頭ゼロは、数値へ変換すると失われる場合があるため、文字列として保持する列を指定してください。
小さな例で期待値を作る
まず、三行程度のサンプルで確認します。
例えば同じ月に1000円、2000円、返品のマイナス500円があれば、合計は2500円です。
このように人がすぐ計算できる例を用意すると、ルールの伝達が正しいか確認できます。
サンプルで正しくても、全体では重複や欠損が混ざることがあります。
全件の結果では、元データの件数、除外件数、合計値を一緒に出してもらうと検証しやすくなります。
グラフを作るときの指定
グラフは、見た目よりも何を比較したいかを先に伝えます。
月ごとの変化なら時系列、部署ごとの比較なら棒グラフなど、目的に合う形を選びます。
単位、期間、凡例、ゼロの扱いも確認してください。
見やすいグラフでも、合計対象が違えば誤った説明になります。
元の集計表を残し、グラフの数値と対応するかを確認してから資料へ使いましょう。
出力ファイルを開いて確認する
完成したブックをダウンロードし、Excelで開いて数式や表示を確認します。
数式が計算式として残っているか、値だけになっていないか、グラフの参照範囲が正しいかを見ます。
最後に、変更したシートと変更していないシートを整理します。
元ファイルと結果ファイルを明確に分け、どのルールで集計したかを説明欄へ残すと、後で同じ作業を再現しやすくなります。
