共同編集するGoogleスプレッドシートで数式を消されたくない場合は、シートやセル範囲の保護で、編集できる人を指定します。入力欄は共同編集者に開き、計算欄は管理者だけが変更できる構成にすると、誤操作を減らせます。
ただし、保護は見せたくないデータを隠す機能ではありません。閲覧の可否は共有設定で管理し、編集の可否は保護設定で管理する、と分けて考えます。
警告と編集制限は別の設定
| 方法 | 動作 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 編集時に警告を表示 | 確認を促すが、編集自体は止めない | 注意して変更してほしい集計欄 |
| 編集できるユーザーを制限 | 指定した人に編集を許可する | 数式、基準値、管理用の項目 |
「保護したのに変更できる」と感じるときは、警告だけを選んでいないか確認してください。また、所有者や許可されたユーザーは編集できます。自分の画面で変更できることだけでは、他の共同編集者への制限が失敗したとは判断できません。
数式がある範囲だけ保護する
例えばA～D列を入力欄、E列を自動計算欄にする表で、E2:E1000を保護する例です。
- 対象のスプレッドシートをパソコンで開く。
- 「データ」→「シートと範囲を保護」を選ぶ。
- シートまたは範囲を追加し、E2:E1000を指定する。
- 説明へ「自動計算欄」など役割が分かる名前を入力する。
- 権限の設定から、編集できるユーザーを制限する。
- 管理するユーザーを選び、保存または完了する。
権限の選択肢は所有者・共同編集者の関係や組織の設定で異なります。詳しい仕様はGoogle公式のシートと範囲の保護ヘルプで確認してください。
範囲を1000行目までにした場合、それより下へ数式を追加したときは保護の範囲も確認します。「今ある数式」と「今後使う範囲」が一致しているかを管理しましょう。
シート全体を保護し、入力欄だけ除外する
見出しや設定セルが多い表では、シート全体を保護して、一部の入力セルだけを例外にする方が管理しやすい場合があります。
- 保護設定で「シート」を選び、対象のタブを指定する。
- 「特定のセルを除く」を有効にする。
- 入力を許可したい範囲を指定する。
- 保護する部分を編集できるユーザーを設定する。
- 入力欄と計算欄の両方で意図した動作になるか確認する。
例えばB2:D100だけを入力欄にすれば、見出しや別の場所にある計算式をまとめて守れます。ただし、例外の範囲が広すぎると、数式まで編集可能になります。入力セルへ色を付けておくと、利用者にも範囲が伝わりやすくなります。
共有設定と保護設定を混同しない
ファイルを閲覧者として共有された人は、保護を解除したセルでも、ファイル全体の権限を超えて自由に編集できるわけではありません。共同入力する人には必要な共有権限を付け、そのうえで変更してほしくない範囲を保護します。
逆に、編集権限のある相手へ見せたくない情報は、保護範囲やタブの非表示だけで管理しないでください。ファイルのコピーや出力などを防ぐ仕組みではないため、共有対象のデータを別ファイルへ分けるなど、共有の設計を確認します。
ファイル側の設定は、Googleドライブの共有権限の確認方法も参考になります。
設定後は、入力・数式・行追加を確認する
共同編集者と同じ権限のテスト用アカウントなど、実際の利用者に近い条件で確認します。自分が所有者の状態だけで判断せず、少なくとも次の操作を確かめましょう。
- 入力欄へ値を入力・変更できるか。
- 数式欄を上書きしようとすると制限されるか。
- 追加した行にも必要な保護があるか。
- 管理担当者が数式を修正できるか。
- 警告だけにする範囲で、意図した警告が出るか。
運用上、行や列の挿入、並べ替え、貼り付けを使う場合は、それらも実際の操作順で確認します。表を使う人には「入力は色付きセル」「計算欄の修正は管理担当へ」など、役割に沿った案内を添えておくと迷いが減ります。
保護を解除・変更する方法
「シートと範囲を保護」の一覧で対象の保護を選び、範囲や権限を変更します。不要になった保護は、編集権限のある管理者が削除できます。
変更する前に、どの数式や設定を守っているものかを説明欄で確認してください。複数の保護が重なっている表では、一つ外しても別の保護が残る場合があります。すべてをまとめて削除するより、対象の範囲を特定して調整する方が分かりやすくなります。
「シートと範囲を保護」が見つからない場合
ExcelファイルをOffice形式のまま編集していると、Googleスプレッドシートの保護機能を利用できない場合があります。必要なら元のExcelファイルを残したうえでGoogleスプレッドシート形式へ変換し、数式や表示を確認してください。
また、セルの値だけは編集させて書式は完全に固定する、パスワードで範囲を保護する、といった使い方には制約があります。必要な運用が機能の範囲に収まるかを確認し、保護の数を増やす前に入力表の構成を整理しましょう。
