Excelの重複を削除するときは、最初に「何が同じなら重複なのか」を決めます。氏名だけ、会員IDだけ、注文IDと商品コードの組み合わせでは、残すべき行が変わります。データをコピーしたうえで、表全体を選び、重複判定に使う列を指定するのが基本です。
削除せず一覧だけ作りたい場合は、UNIQUE関数など別の方法もあります。ここではWindows版Excelの「重複の削除」を中心に、誤って必要な行を減らさないための進め方を解説します。
削除する前に元の表をコピーする
重複の削除は元のデータを変更する操作です。作業前のシートを複製するか、別名のブックへ保存してください。元に戻す操作だけに頼ると、保存後や後日の確認が難しくなります。
コピーを作ったら、見出し行、データ件数、金額などの合計を控えます。「作業前120件、重複を20件削除、作業後100件」のように結果を照合できるようにしておくと、範囲の選び間違いにも気付きやすくなります。
「重複の削除」の基本手順
- 整理する表の見出しとデータを含む範囲を選びます。
- 「データ」タブから「重複の削除」を選びます。
- 先頭行が見出しになっているか確認します。
- 重複の判定に使う列へチェックを付けます。
- 実行後に表示される削除件数と、残った表を確認します。
一列だけを選んで処理すると、隣の列との対応を保てない操作になりかねません。氏名・メール・所属など一行で一つの記録を表す表は、関連する列をまとめて選び、そのうえで判定用の列を決めてください。操作の詳細はMicrosoft公式の重複削除ガイドで確認できます。
複数列にチェックを入れると組み合わせで判定する
次の表を例に考えます。データは説明用の架空の注文です。
| 注文ID | 商品 | 数量 |
|---|---|---|
| A001 | ペン | 1 |
| A001 | ノート | 2 |
| A001 | ペン | 1 |
| A002 | ペン | 3 |
「注文ID」だけで判定すると、A001の3行は同じキーとして扱われます。しかし、1件の注文に複数の商品がある業務では、ノートの行は必要な明細です。この表で完全に同じ記録を一つにしたいなら、注文ID・商品・数量の3列を判定対象にします。
その場合は1行目と3行目が重複し、残るデータは3行です。数量の合計は削除前7、削除後6になります。集計値が変わること自体を異常と決めず、「二重に入った数量1を除いた」という理由と一致するか確認してください。
最新の記録を残したいときは順番も確認する
重複の削除では最初に現れる記録が残ります。会員IDが同じでも住所の更新日時が違う場合、並び順を考えずに実行すると古い住所が残る可能性があります。
最新データを残す方針なら、コピーした表全体を更新日時の新しい順に並べ替え、その後に会員IDをキーとして重複を削除します。同じ更新日時が複数ある場合の扱いも決めておきましょう。日時が文字列になっていると期待した順番にならないことがあるため、先頭数件を見て順序を確かめます。
注文履歴や操作ログのように、同じIDが何度も登場すること自体が正常な表もあります。名簿の整理方法をそのまま当てはめず、記録の単位を確認することが大切です。
削除せず、重複しない一覧だけ作る方法
元データを残したまま候補一覧を作るなら、対応するExcelではUNIQUE関数を使えます。たとえばA2からA10に担当者名が入っている場合、空いているセルへ次の式を入力します。
=UNIQUE(A2:A10)同じ名前を一度ずつ表示する一覧を作れます。元の表にある注文行などは削除されません。UNIQUEが利用できるかはExcelのバージョンを確認し、対応状況と引数はMicrosoft公式のUNIQUE関数の説明を参照してください。
「一度ずつ一覧にする」と「元データ中に1回しか出ない値だけを抽出する」は異なる処理です。佐藤・鈴木・佐藤なら、通常のUNIQUEは佐藤と鈴木を返します。「重複していない人だけ」の意味で鈴木だけを期待している場合は、抽出条件を別に考える必要があります。
見た目が同じでも重複が残るとき
先頭や末尾の空白、改行、表記の揺れなどを疑います。「株式会社サンプル」と「サンプル株式会社」は、人には同じ会社と分かっても単純な一致判定では別の文字列です。まず横に確認用の列を作り、元の値を残した状態で整理してください。
TRIM関数で整えられる空白にも種類の違いがあります。全角スペースや特殊な空白まで一括で同じになると決めつけず、問題のセルを一つ選んで確認します。また、会員番号の先頭0など意味のある表記まで消さないよう注意してください。
最後に件数と代表データを確認する
処理前後の件数に加え、「残るはずの行」「消えるはずの行」をそれぞれ確認します。注文の例なら、A001のノートは残り、重複したペン1の行だけが一つになることを確かめます。削除件数が想定より多い場合はコピー元からやり直し、範囲と判定列を見直しましょう。
繰り返し同じ形式のデータを整理する運用では、判定に使った列名と残す順序を記録しておくと再現しやすくなります。単に「重複を消した」ではなく、「注文ID・商品・数量が一致する行を整理した」と残すと、次回の担当者も判断を追えます。
