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Googleドキュメント│次の議事録を自動作成するスクリプト

eyecatch-google-document-next-minutes

Googleドキュメントで次回分の議事録を自動作成するスクリプトを紹介します。

議事録の複製や日付更新を自動化することで、定期的な準備作業の工数を削減できます。

目次

Googleドキュメント:作成する議事録の前提条件

  1. ファイル名が『yyMMdd_第N回 「○○会議」議事録』の形式であること
  2. h1見出しに『第N回 「○○会議」議事録』と記載されていること
  3. 本文内に『yy/MM/dd』形式で日付の記載があること
Googleドキュメントの議事録の記載や、本文内に年月日の形式で日付の記載がある状態の例。

Googleドキュメント:議事録を作成するスクリプトの処理手順

  1. 最新の議事録のファイルIDを取得する
  2. 取得した議事録ファイルを複製する
  3. ファイル名の日付を1週間後に進め、開催回数をインクリメントする
  4. ドキュメント内の見出しと本文の日付を更新する

※「議事録」フォルダ内にある最新のファイルを複製対象としています。

議事録フォルダ内にある最新のファイルを複製し、本文の日付を更新する処理の手順や対象の例。

使用するスクリプトのコードは以下のとおりです。

Googleスプレッドシートに関するほかの操作手順は、以下のまとめ記事で確認できます。

function createNextMinutes() {
  
  function getLatestFileId(){    
    var folder = DriveApp.getFoldersByName("議事録");
    var files = folder.next().getFiles();
    var lastFileId = files.next().getId();        
    return lastFileId.toString();    
  }
  
  //最新の議事録のID取得
  var fileId = getLatestFileId();
  
  //コピー元のファイル名を取得して数字を1つカウント
  const dec2zen=(x,flg)=>{
    var n=65296;
    return flg?
    x.toString().split("").map(x=>String.fromCharCode(parseInt(x)+n)).join(""):
    parseInt(x.split("").map(x=>x.charCodeAt()-n).join(""));
  }  
  const reg=/[0-9]+(?=回)/;
  
  var tempFile = DriveApp.getFileById(fileId);
  var fileName = tempFile.getName();
  fileName = fileName.replace(reg,m=>dec2zen(dec2zen(m)+1,1));
  
  //ファイル名の日付部分を置換
  var date = new Date();
  date.setDate(date.getDate() + 7);
  var formattedDate = Utilities.formatDate(date, "JST", "yyyyMMdd");  
  var rep = /^\d{8}/;  
  var result = fileName.replace(rep , formattedDate );
  
  //コピーを作成(ついでにコピー先のIDも取得)
  newfile = tempFile.makeCopy(result).getId();
  
  //コピーを先の本文取得
  var doc = DocumentApp.openById(newfile);
  var body = doc.getBody();
  
  //本文の日付更新
  var out = Utilities.formatDate(date, "JST", "yyyy/MM/dd"); 
  var rep = "[0-9]{4}/[0-9]{2}/[0-9]{2}";  
  body.replaceText(rep, out);
  
  //見出しの作成
  body.replaceText(".*議事録",result);
  body.replaceText(".*_","");
  
}

この記事で紹介しているコードは、GitHubのMOTOKI-LLC/cg-method-codeにもまとめています。

そのほかのGoogle製アプリを活用した自動化記事もあわせて参考にしてください。

まとめ

Googleドキュメントで次回分の議事録を自動生成するスクリプトの手順は以上です。

作成したスクリプトをGASの時間主導型トリガーにセットすれば、定期的に自動実行されます。

定期ミーティングの事前準備を自動化し、日々のルーティン業務を効率化しましょう。

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